Formation OC Flavien Marin

Que saurai-je faire à l'issue de cette formation :

  • Je saurai utiliser l'agenda au quotidien
  • Je saurai modifier les paramètres de mon agenda pour qu'il s'adapte à mes besoins
  • Je serai familiarisé avec les termes utilisés au sein du logiciel
  • Je saurai trouver par moi-même les réponses à mes questions
  • Je saurai qualifier et expliquer un problème rencontré s'il nécessite une intervention extérieure

Plan de la formation :

  • Qu'est-ce que calenDoc ? 
    1. Les créneaux et les motifs 
      1. Créer, modifier, supprimer des créneaux.
      2. Créer une fermeture ponctuelle
      3. Poser, modifier, déplacer et supprimer un rendez-vous
    2. L'administration
      1. Créer de nouveaux créneaux :
      2. Créer de nouveaux motifs :
      3. Créer de nouveaux collaborateurs et gérer leurs droits :
      4. Gérer sa présence sur internet :
      5. Créer ses premiers rappels de rendez-vous :
    3. Quizz
    4. lexique

Qu'est-ce que calenDoc ?

calenDoc est un agenda partagé qui permet de prendre en compte la prise de rendez-vous en ligne, l'envoi de confirmations et de rappels ainsi que la planification des activités de tous les membres d'une structure.

Si ce n'était que ça, calenDoc serait un agenda en ligne comme beaucoup d'autres. Mais le logiciel propose de nombreuses fonctionnalités plus ou moins complexes qui permettent de s'adapter à de nombreux secteurs d'activités.

C'est ce que nous allons voir ici. Nous allons créer ensemble un agenda de toute pièce prêt à accueillir des rendez-vous clients et qui correspond à tout type de besoins.

I) les créneaux et les motifs.

A) Créer, modifier, supprimer des créneaux.

Lorsque vous vous connectez à votre agenda, celui-ci est blanc, il nous faut le personnaliser. calenDoc fonctionne selon un principe de créneaux. Les créneaux sont des plages de disponibilités que l'on pose sur l'agenda pour accueillir différents motifs de rendez-vous.

Deux créneaux différents peuvent accueillir des motifs de rendez-vous totalement différents par exemple un créneau A pourrait accueillir l'ensemble des motifs liés à la vente quand un créneaux B pourrait être utilisé pour du SAV.

Ainsi quand le créneau A est posé sur votre agenda vous ne pouvez accueillir des rendez-vous liés au SAV et inversement.

Dans cet exemple, le créneau A qui accueille les rendez-vous de vente est en vert et le créneau B qui accueille le SAV est en jaune.

Vous pouvez choisir librement quels motifs seront associés à quel(s) créneau(x). Ainsi deux créneaux peuvent également accueillir un même motif de rendez-vous.

Pour placer un créneau il vous suffit de cliquer sur le bouton créneau situé en haut à gauche de votre agenda. 

Vous serez alors en mode édition de créneaux. Pour repasser en mode rendez-vous et ajouter ou modifier des rendez-vous, il vous suffit de cliquer sur le bouton rendez-vous.

Une fois en mode édition de créneaux, il vous suffit de cliquer sur l'agenda au moment où vous souhaitez ajouter ce créneau.

Définissez l'amplitude horaire de ce créneau, le type de créneau ainsi que sa récurrence avant de cliquer sur "ajouter". 

Il faudra répéter cette opération pour toute la semaine mais c'est un bon entraînement. Si tous vos créneaux se répetent toutes les semaines alors vos disponibilités seront posées pour l'avenir. Il n'y aura plus besoin d'y toucher sauf en cas de changements ponctuels.

B) Créer une fermeture ponctuelle

Si le besoin s'en fait sentir vous pourriez être amené à fermer temporairement votre agenda à la prise de rendez-vous en ligne que ce soit pour une heure, une journée, une semaine ou davantage. 

Pour ce faire, il vous suffit de poser un créneau de type "fermés" par dessus les créneaux existant et en sélectionnant la récurrence appropriée si c'est nécessaire.

Les créneaux "fermés" empêchent la prise de rendez-vous en ligne par défaut.

C) Poser, modifier, déplacer et supprimer un rendez-vous

Venons en au cœur même de l'agenda : les rendez-vous.

Les rendez-vous peuvent être pris sur votre page de prise de rendez-vous en ligne pour peu que des créneaux qui accueillent ces motifs soient posés sur l'agenda. Mais vous pouvez aussi en poser directement vous-mêmes sur l'agenda.

Lorsque vous êtes en mode rendez-vous (grâce au bouton situé en haut à gauche de votre agenda) 

Il vous suffit de cliquer sur l'agenda pour créer un nouveau rendez-vous.

⚠️ Il vous est possible de poser des rendez-vous sans qu'il y ait de créneaux pour les accueillir toutefois sans créneaux la prise de rendez-vous en ligne est impossible.

Si vous cliquez sur l'agenda au moment approprié pour le rendez-vous, une fenêtre s'affiche vous permettant de renseigner les coordonnées du preneur de rendez-vous, le motif, des remarques s'il y'a lieu etc.

Pour modifier un rendez-vous un clic droit suffit, vous pourrez alors déplacer le rendez-vous, modifier les informations renseignées ou le supprimer.

Un rendez-vous déplacé affichera un liseré orange sur l'agenda, un rendez-vous supprimé affichera un liseré rouge. Il est possible de cliquer sur ces liserés pour retrouver les informations du rendez-vous.

Vous êtes perdu ? Pas de problème. Voici une vidéo qui recense tout ce que l'on a vu jusqu'a présent en moins de 3 minutes !

II) L'administration

Pour accéder au back office de la solution, il vous suffit de cliquer sur le bouton administration situé tout en haut à droite sur votre agenda.

L'administration peut sembler complexe à la première visite, mais en vérité tous les menus fonctionnent de la même manière. Dans chaque section vous trouverez un bouton "+ " pour ajouter un élément ou des cases à cocher pour sélectionner une option dans une liste. Chaque modification doit être enregistrée pour être active. 

A) Créer de nouveaux créneaux :

Pour créer de nouveaux créneaux il faut se rendre dans le menu "créneaux de disponibilités". 

De là nous pouvons voir tous les créneaux existants, leurs noms, leurs durées minimales si elle est nécessaire et s'ils sont ouverts pour la prise de rendez-vous en ligne (visible pour les clients).

Le créneau fermé par exemple, n'est pas éligible à la prise de rendez-vous en ligne par défaut.

Pour créer un nouveau créneau il suffit de cliquer sur le bouton "+ ".

Une fois le créneau créé nous devons lui assigner des motifs de rendez-vous.

B) Créer de nouveaux motifs :

Pour créer de nouveaux motifs il faut se rendre dans le menu "motifs de rendez-vous", et cliquer sur le bouton "+".

Lorsque le motif est créé, nous pouvons cliquer dessus, ouvrir le volet créneaux qui s'affiche et choisir le ou les créneaux sur lequel ce motif de rendez-vous pourra se positionner.

Une fois nos motifs créés et associés aux créneaux souhaités, nous pouvons créer de nouveaux collaborateurs (cette étape n'est pas nécessaire dans une structure unipersonnelle).

C) Créer de nouveaux collaborateurs et gérer leurs droits :

Pour créer de nouveaux collaborateurs il faut se rendre dans "collaborateurs et agendas" et cliquer sur le petit " + ".

Après avoir renseigné le nom de l'agenda, vous pouvez décider d'attribuer différents paramètres au collaborateur, comme par exemple le fait de rendre l'agenda invisible pour tous (cela peu servir dans des certains secteurs d'activités). Si l'on choisi "compte de connexion" alors il faudra ajouter une adresse e-mail afin que le collaborateur concerné puisse recevoir un lien lui permettant de créer son mot de passe.

Une fois ces paramètres choisis, nous pouvons associer certains motifs à l’utilisateur, si des motifs ne sont pas associés, les rendez-vous de ce type ne se poseront pas sur son agenda.

Ici nous avons fait le plus dur, associer les motifs à des collaborateurs ainsi qu'à des créneaux et si tout ceci vous semble flou, nous avons également fait une vidéo sur le sujet. 

D) Gérer sa présence sur internet :

Depuis le menu "présence sur internet" vous retrouverez toutes les rubriques qui concernent votre page de prise de rendez-vous en ligne. Vous pourrez y définir vos moyens de paiement, le thème, ajouter une photo mais aussi combien de temps à l'avance il est possible de prendre rendez-vous. Et tout un tas d'autres paramètres pour s'assurer que vos clients prennent rendez-vous, au bon endroit et pour les bons motifs. Je vous invite à regarder par vous même ici. 

E) Créer ses premiers rappels de rendez-vous :

Si jusqu'ici tout a été suivi alors nous avons une page de prise de rendez-vous en ligne prête à l'emploi, un agenda rempli de nos disponibilités, des motifs de rendez-vous prêts à être choisis et des collaborateurs pour les accueillir.

Tout est prêt pour accueillir les clients. Il ne nous reste qu'une seule chose, s'assurer qu'ils n'oublieront pas leurs rendez-vous.

Pour résoudre ce problème nous pouvons mettre en place des confirmations et des rappels.

Les confirmations et rappels sont envoyés soit par SMS soit par e-mail en fonction de ce que vous souhaiterez envoyer. 

Pour créer, modifier, ou supprimer des confirmations et des rappels il faut se rendre dans le menu "confirmations et rappels". De là vous pouvez en créer grâce au petit " + ". De là, sélectionnez le type de message souhaité dans la liste (confirmation, rappel, par SMS, par e-mail, et quand il sera envoyé) 

En cliquant sur la confirmation ou le rappel nouvellement créé, nous pouvons voir que ces messages peuvent être associés à des motifs précis, avec la liste située à droite.

Chaque message se compose d'un texte à trous où les informations entre balises sont automatiquement changées par ce que l'on connaît.

⚠️ L'une des confirmations fonctionne différemment des autres il s'agit de la confirmation par e-mail au professionnel qui vous permettra d'être notifiés a chaque fois qu'un rendez-vous est pris. Parmi les informations transmises ici nous avons : le nom de la personne qui à pris rendez-vous, le motif, la date, l'heure et les coordonnées de contact.

Une fois vos confirmations rappels créés vous êtes fin prêts à utiliser l'agenda. Et s'il vous manque quelque chose sur cette étape, nous avons également fait une vidéo sur le sujet:


Nous  avons vus comment bien démarrer avec calenDoc mais nous n'avons pas tout vus pour autant, calenDoc propose de nombreuses autres fonctionnalités comme la synchronisation avec d'autres agendas, la gestion de ressources partagées ou le prépaiement des rendez-vous par exemple. Vous pouvez retrouver des informations sur toutes ces fonctionnalités et plus encore grâce à la bulle d'aide située en bas à gauche de votre agenda.

III) Quizz:

Vous avez tout suivi ? calenDoc n'a plus de secrets pour vous ? Sauriez-vous répondre a ces questions ? 

  1. Qu'est ce qu'un créneau ? 
  2. Quelle est la différence entre une confirmation et un rappel ? 
  3. À quoi correspond un liseré orange sur l'agenda ? 
  4. Un rendez-vous pris en ligne peut il être posé sur l'agenda, si celui-ci ne contient pas de créneau ? 
  5.  Où puis-je trouver des informations sur une fonctionnalité précise ? IV) Lexique des termes utilisés:
  • administration : partie de l'agenda qui vous permet de modifier les différents paramètres associés à la structure
  • collaborateur : utilisateur qui dispose de son propre agenda dans la structure 
  • compte de connexion : un utilisateur qui peut se connecter à l'agenda avec ses propres identifiants
  • confirmation : message envoyé par SMS ou e-mail à la personne qui à pris rendez-vous, au moment où un rendez-vous est posé 
  • créneau : plage de disponibilité qui permet d'accueillir des rendez-vous 
  • créneau fermé : plage qui empêche la prise de rendez-vous sur une période donnée
  • motif associé à un créneau : un motif qui se positionnera uniquement sur les moments où le créneau associé est posé
  • rappel: message envoyé à la personne qui a pris rendez-vous quelques temps avant la date du rendez-vous
  • récurrence: un rendez-vous ou un créneau récurrent se répétera dans le temps



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