Comment modifier les horaires de ma permanence de façon ponctuelle ou définitive ?

Vous souhaitez modifier les horaires de votre permanence de façon définitive, ou ouvrir/fermer une permanence de façon exceptionnelle ?

Tout se passe dans l'outil calenDoc. Il vous suffit de vous connecter à calenDoc (par exemple en sélectionnant le lien "connexion" depuis www.calendoc.com), puis de cliquer sur le bouton "Administration" situé en haut de l'écran.

Modifier les horaires de façon définitive

  1. Sélectionnez le menu "Permanences"
  2. Dans la liste, sélectionnez la permanence dont vous souhaitez modifier les horaires
  3. Cliquez sur l'onglet "Horaires"
  4. Pour chaque jour, indiquez l'heure d'ouverture et de fermeture de la permanence
    1. Les horaires sont définis au format 24h, par exemple 8:00 et 18:35
    2. Si vous n'entrez aucun horaire pour une journée de la semaine, la permanence restera fermée toute la journée
  5. Cliquez sur "Enregistrer" pour que les nouveaux horaires s'appliquent

Ouvrir ou fermer une permanence de façon ponctuelle

Vous pouvez avoir besoin d'ouvrir ou de fermer une permanence de façon ponctuelle (par exemple, fermer pour un jour de congé exceptionnel, ou plus tôt un soir) :

  1. Sélectionnez le menu "Permanences"
  2. Dans la liste, ne sélectionnez pas de permanence, ou sélectionnez "Toutes les permanences" si une autre permanence est déjà sélectionnée
  3. Repérez la ligne correspondant à la permanence que vous voulez ouvrir ou fermer
  4. Normalement, les deux listes déroulantes doivent indiquer "Automatique", c'est-à-dire que les horaires de la permanence et des clients sont utilisés pour déterminer le statut d'ouverture
  5. Vous pouvez modifier cette valeur pour la passer à "Ouvert" ou "Fermé"
    1. Le paramètre "Ouverture pour les clients" signifie que tous les clients seront ouverts ou fermés, même pour les autres permanences qui prennent les appels en sous-traitance
      1. Si vous fermez pour les clients de votre permanence, ni vos secrétaires ni les autres permanences qui ont de la sous-traitance avec vous ne verront les appels de vos clients
      2. Si vous fermez pour les clients de votre permanence, vos secrétaires continueront à voir les appels des autres permanences pour lesquelles vous prenez les appels
    2. Le paramètre "Ouverture pour les secrétaire" signifie que les secrétaires de la permanence verront ou pas les appels en fonction du paramètre
      1. Si vous fermez pour les secrétaire de votre permanence, les autres permanences qui ont de la sous-traitance avec vous continueront à voir vos appels, mais pas vos secrétaires
      2. Si vous fermez pour les secrétaire de votre permanence, vos secrétaires ne verront aucun appel des autres permanences pour lesquelles vous prenez les appels
  6. Les modifications s'appliquent immédiatement

N'oubliez pas de remettre les modes d'ouverture sur "Automatique" dès que vous le pouvez, afin que les horaires de la permanence soient de nouveau pris en compte pour l'ouverture et la fermeture ! 

Pour l'instant, vous ne pouvez pas définir plusieurs horaires d'ouverture et de fermeture par jour (par exemple pour ouvrir toute la journée, sauf entre midi et 14:00. 

Néanmoins, vous avez la possibilité de contourner cette limitation en demandant à tous les secrétaires de déconnecter leur extension pendant les horaires de fermeture ou en fermant ponctuellement la permanence.

Si cette fonction est vraiment importante pour vous, n'hésitez pas à ouvrir un ticket pour une demande d'évolution.

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